Opstart af café - Hvad kræver det?

Det er en fantastisk rejse at starte sin egen café, men det kræver grundig forberedelse. I denne opstartsguide får du svar på hvad det koster at starte en café, hvilket udstyr du skal bruge, og hvad du skal gøre inden du skriver under på lejekontrakten.

De 9 trin til at starte café

Her får du først overblikket over de 9 trin, som du skal igennem for at starte en succesfuld café.

Det er vigtigt, at du gennemgår disse trin inden du gør noget som helst, og så vil det være en god idé at skitsere dine tanker ned på et stykke papir. Dermed tvinger du dig selv til at tage stilling til en masse detaljer.  

Trin 1 - Konceptudvikling

I opstartsfasen skal du beslutte dig for, hvilket madkoncept du vil drive. 

Du skal vælge et koncept der gør dig glad, og som du har et særligt forhold til. Du må gerne gå efter det der har det største potentiale eller det der er mest populær, men kun hvis ambitionen er at skabe en kæde af flere caféer. Det kræver nemlig at du på et tidspunkt trækker dig ud af driften og udvikler en professionel organisation. Hvis det er noget du bare gerne vil kunne leve af, skal du vælge noget der passer dit temperament og noget du selv brænder for. Så er det også sjovt på tiende år.

Allerede efter dette trin er man kommet langt, fordi det hjælper med at sætte rammerne for målgruppe, placering, størrelse og maskinpark. Det vil altså hjælpe dig med at strukturere og organisere resten af din restaurant.

Sammensætning af menu

Når du har fundet ud af hvad dit koncept er, kan du påbegynde sammensætningen af dit menu. Det er ikke ligegyldigt hvad der kommer på menukortet, da de retter menuen skal indeholde er ansvarlig for omsætningen i caféen. Under udarbejdelsen af menukortet skal du vurdere følgende:

  • Hvad konkurrenter tilbyder?
  • Om det skal være en menu bestående af få eller mange forskellige retter?
  • Hvor du vil købe de nødvendige råvarer?
  • Om det kræver noget specielt udstyr at fremstille retterne?
  • Om det er nødvendigt at personalet skal besidde nogle særlige egenskaber?

Tænk smart! Sørg for at promovere de mest profitable retter og placer dem lidt over midten på menukortet. Disse retter bør være dem med de laveste råvareomkostninger, som kan blive solgt til høje priser.

Test af menu

Før du begynder at trykke dit første menukort, skal du få testet de forskellige retter af på målgruppen. Du kan invitere venner og familie til noget smagsprøvning, eller endnu bedre, folk du ikke kender, som vil være ærlige omkring kvaliteten. Det kan være, at du kan lide de fleste retter på menukortet, men det nytter ikke noget hvis kunderne ikke kan, så vil de heller ikke betale for det. Det skader desuden aldrig med en smule feedback.

Indretning

I dag handler et cafébesøg ikke kun om at blive mæt, men om at få en god oplevelse. Der findes derfor flere forskellige og spændende måder at drive café på. Det kan være at man har et åbent køkken, hvor kunderne kan se deres mad blive lavet, eller at man indretter med et specielt tema såsom en amerikansk diner-inspireret indretning.

Mark og Jeppe i restaurants køkken

Trin 2 - Markedsanalyse

Markedsanalysen bliver ofte glemt, men er en af de vigtigste opgaver, hvis du stræber efter en profitabel forretning.

Målgruppe

Det er svært at opfylde alle kundernes behov, da vi er så forskellige hvad mad angår. Prøver du at tilfredsstille alle, ender du med at tilfredsstille ingen. Realiteten er, at du aldrig vil kunne dække 100 % af markedet. Fokuser derfor på de 10-20 % af markedet, der er mest interessant.

Konkurrentanalyse 

Det er lige så vigtig at kende sine konkurrenter, som at kende sine kunder. En konkurrentanalyse skal kunne give svar på:

  • Hvordan ens konkurrenter klarer sig målt på udvalgte nøgletal? 
  • Hvilke koncepter og målgrupper de dækker og ikke dækker? 

Tjek hvor mange virksomheder der ligge nær dig, både små og store caféer. Disse tal er afgørende for, om du har en god chance for at komme ind på markedet.

Trin 3 - Forretningsplan

Kort fortalt, er en forretningsplan en “vejviser” som indeholder en beskrivelse af din virksomheds fremtid. Et dokument som skal fortælle, hvordan du vil drive og udvikle din virksomhed. Den skal hjælpe dig i den rigtige retning, så det er vigtigt at den er så detaljeret som muligt.

Hvad skal en forretningsplan indeholde?

En forretningsplan skal indeholde oplysninger om:

  • Markedsanalyse
  • Konceptbeskrivelse
  • Organisation
  • Salg og markedsføring
  • Udviklingspotentiale
  • Budget 
  • Finansiering

En forretningsplan er essentiel for de fleste virksomheder, men især nye. Den kan hjælpe med finansiering af din virksomhed, når du skal snakke med banken eller en pengemand der kan se potentialet i dig. Forretningsplanen kan være med til at overbevise dem om, at du har en klar og konkret plan for at starte din restaurant op. Baseret på den information der står i den, kan de overveje at finansiere din virksomhed.


Få støtte til at lave en professionel forretningsplan!

Der findes støtteordninger hos de forskellige erhvervshuse. De medfinansierer op til halvdelen af udgifterne til konsulentrådgivning, der styrker din forretnings vækstmulighed. Ring til os og hør mere om dette på 42613995. Dermed sikrer du, at du kan få den nødvendige sparring på dit projekt.

Vi har i 2021 lavet en komplet forretningsplan med markedsanalyser, konceptforslag, 3D-tegninger, marketingplan, rentabilitetsanalyser og budgetter for en ny café. Kunden fik støtte til projektet, og fra os fik de udarbejdet en grundig forretningsplan, som de kan bruge selv, og til eventuel finansiering af caféen. 


Trin 4 - Økonomi

Hvad koster det at starte en café?

Startkapitalen varierer afhængig af hvilken type café du skal starte, hvor meget udstyr du har brug for, om det skal være brugt eller nyt køkkenudstyr, markedsføring og den nødvendige driftskapital. Men typisk vil du skulle forvente minimum 150.000 kr. hvis du lejer dig ind et sted med eksisterende inventar og kun skal lave en simpel kaffebar. En rigtig café med et mindre storkøkken koster typisk fra 250.000 kr.


Opstartskapital

Lokaler (pris kommer an på standen, størrelsen placeringen og eksisterende inventar)

- Evt. afståelse af lejemål (når det er en eksisterende café)

- Renovering af loft, gulv, m.m. 

- Installationer, som el, vand og afløb

- Lys

- Disklinje

- Møbler, udendørs og indendørs

Maskiner (100.000 - 200.000 kroner)

- Espressomaskine og kværn

- Opvaskestation (Bord m/vask, underbordsopvasker, armatur med spulearm og vandbehandling) 

- Sandwichbord /kølebord, hvis du laver f.eks. salat, sandwich, tapas

- Hygiejnevask (lovpligtig) 

- Lagerfryseskab- og køleskab 

- Backbar til integration i disk

- Vinkøleskab hvis du sælger meget vin

- Ovn, hvis du vil bage selv eller lave varme retter

- Isterningmaskine med vandbehandling

- Affaldsbeholder, evt. integreret i disk

- Små maskiner som røremaskine, klemgrill til sandwich, stavblender 

- Køkkeninventar generelt (stålborde, hylder, stikvogn til opvaskebakker) 

- Fragt og montering

Andet (50.000 - 100.000 kroner)

- Service og andet isenkram

- Musiksystem 

- Dankort terminal + Oprettelse + Mobilepay 

- Egenkontrol program og e-smiley 

- Arbejdstøj, duge, m.m. 

- Skiltning og tryksager 

- Lovpligtig førstehjælpsudstyr (brandslukning osv.) 

- Hjemmeside

I opstarten er det altid et godt råd, at holde fokus på ”need to have”, og så må ”nice to have” komme når der er overskud i økonomien.

Gør du forarbejdet godt, er der mange penge at spare!

Driftsbudget (eksempel på fiktiv café)

Indtægter: 2.500.000

- Vareforbrug: 1.675.000

Dækningsbidrag: 825.000

Lønninger: 500.000

Husleje: 250.000

Affaldshåndtering: 10.000

Fødevarestyrelse og egenkontrol: 2.000 

Udskiftning af BWT-flasker (vandbehandling): 2.000

Sæbe og afspænding + andre rengøringsmidler: 1.500

Alarmsystem: 5.000

Internet og telefoni: 3.000 

Forsikring: 10.000

Koda (musiklicens): 10.000 

Domæne og andre omkostninger til web: 2.000

Økonomiprogram: 5.000

Diverse: 10.000

Årets resultat: 14.500


Ting tager tid, især nye ting. Forvent ikke at din café vil være den store kanon fra dag ét. Det tager tid at tiltrække kunderne, få stamkunder og brande caféen. Man skal være indstillet på at tabe penge de første 6 til 12 måneder, hvorfor det vil være en fordel at have sparet en del op inden. Du bliver hurtigt overrasket over, hvor hurtigt pengene forsvinder. 

Alternativt kan du finde en placering med mange turister. Så får du omsætning fra start af, da de besøger caféen hovedsageligt pga. beliggenheden og facaden. 

 For mange mennesker er en café en livsdrøm, men for at drømmen kan blive til virkelighed, skal økonomien også være i orden. Derfor skal der udarbejdes et budget, som kan hjælpe dig med at få et overblik. 

Trin 5 - Placering

Placering er alfa og omega for at drive en succesfuld café. Du har brug for en beliggenhed, som kan tiltrække folk til dit sted. Hvis caféen ligger rigtigt vil den også kunne fungere som en reklamesøjle i sig selv.

Hvis du ikke har den rigtige placering, er du 100 % afhængig af anden form for markedsføring og ikke mindst word of mouth. Det kan lade sig gøre for gourmet-restauranter og koncept-restauranter, som folk vil køre efter. Men en almindelig café er afhængig af et naturligt flow af trafik.

Trin 6 - Køkkenudstyr og inventar

Valg af storkøkkenudstyr til din café er meget vigtig. Det kan være en dyr fornøjelse og besværligt at lave om, hvis ikke du har sat dig grundigt ind i tingene.

Kvalitet 

Der er stor forskel på kvaliteten af de varer du finder rundt omkring. Et godt råd er dog, at gå efter kendte europæiske mærker, og hvis noget lyder meget billigt, og du ikke kan finde meget information om varen, er det tit fordi varen er produceret i en lav kvalitet i Asien. Dermed ikke sagt, at man ikke kan få fornuftige maskiner der er produceret i Asien, men det kan være en jungle at finde ud af om det er god nok kvalitet.

Garanti 

Undersøg også service og reklamationsreglerne grundigt før du køber. Der er desværre mange faldgruber i branchen. De leverandører der sælger mange billige varer, har ofte andre garantibetingelser såsom reservedelsgaranti, "basic garanti", "budget garanti" osv. Det betyder, at du som udgangspunkt får en dårligere garanti på din vare, og det er ofte dig som kunde, der selv skal sørge for reparation af den maskine der er gået i stykker. Imens sender leverandøren blot reservedelen til dig. Vi anbefaler kun at handle steder, hvor de har fuld garanti på deres produkter.

Prioritering 

Hvis økonomien er meget stram, så fokuser på de maskiner der er vigtigst for driften og køb dem i en god kvalitet. Hvis du f.eks. sælger mange burgere, så er det ikke en ret god ide at købe en billig stegeplade der potentielt kan gå i stykker hele tiden. De maskiner der er knap så vigtige for driften kan du købe i en lidt billigere kvalitet, hvis du har brug for at spare i opstartsfasen. Alternativt kan du som start finde brugt storkøkkenudstyr til en billigere pris. Kort sagt, brug pengene hvor det giver mest mening.

Indretning af køkkenet

I køkkenet skal du sikre dig plads nok, til at have et godt arbejdsflow og ikke mindst plads nok til eventuelle nye investeringer i maskiner. 

Samtidig er køkkenet spildplads, som ikke genererer omsætning i forretningen. Derfor skal du finde den gyldne mellemvej der maksimerer antallet af pladser i caféen, og samtidig maksimerer kvaliteten og effektiviteten i køkkenet.

Har du ikke drevet en café eller restaurant før, bør du betale dig til rådgivning, da køkkenet ikke er nemt at lave om når det er færdigt.

Indretning af diskområde 

Diskområdet er vigtig fordi det er her du møder gæsten. og ofte er der mulighed for at øge salget ved at have f.eks. kager og drikkevarer på display. En disk kan indrettes på mange måder, og du kan vælge mange forskellige materialer at beklæde frontdisken med. Du kan se eksempler på diskløsninger her.

Udstyr til café

DISKLINJE

Se udvalg

ESPRESSOMASKINERSE UDVALG

KAGEMONTRE

Se udvalg

STÅLBORDESE UDVALG

SANDWICHBORDE/ KØLEBORDESE UDVALG

UNDERBORDSOPVASKERESE UDVALG

BACKBARSE UDVALG

LAGERKØLESKABESE UDVALG

ISTERNINGMASKINERSE UDVALG

VINKØLESKABESE UDVALG

RØREMASKINERSE UDVALG

ISENKRAMSE UDVALG

Trin 7 - Ansættelse af medarbejdere

En café vil aldrig kunne blive succesfuld uden de rette medarbejdere. En lille kaffebar vil du kunne drive selv, evt. med en eller to studentermedarbejdere i de travle timer.

En større café vil typisk have 4-10 ansatte, afhængig af hvor mange der er på fuld tid. Fuldtidsmedarbejdere er caféens ryggrad, og giver en masse stabilitet, men studerende er gode til at dække de ekstra timer i weekenden, så du ikke har fuldtidsmedarbejdere der står og triller tommelfingre halvdelen af tiden. 

Husk, at når du ansætter medarbejdere skal de have et ansættelsesbrev. Den skal indeholde ting som løn, arbejdssted, arbejdstid, opsigelse m.v.

Trin 8 - Love og regler

Alkoholbevilling

Hvis du vil servere øl, vin og spiritus skal du søge om en alkoholbevilling. Du skal søge gennem det lokale politi, hvor du skal indlevere budgetter og planer for din kommende virksomhed. Det kan være nemmest, at overtage en eksisterende café der allerede har en alkoholbevilling.

Forsikring

Som caféejer er du forpligtet til at forsikre dine ansatte mod ulykker, arbejdsskader og sygdom.

Fødevarekontrol

Virksomhederne har selv ansvaret for at fødevarerne er i orden og at de gældende regler bliver overholdt. Fødevarestyrelsen vil med jævne mellemrum komme på uanmeldt besøg for at kontrollere fødevarerne, og at hygiejnereglerne bliver overholdt. Der bliver blandt andet kontrolleret lokaler, maskiner, mærkning af produkter, egenkontrol, hygiejne, skiltning, rengøring m.v. Herefter udstedes “smileys” som skal hænge synligt i restauranten, og som desuden også vil blive publiceret på  www.findsmiley.dk.

Trin 9 - Markedsføring

Den bedste markedsføring er dig, din personlighed og dit netværk. Det vil sige, at hvis du er typen der tager del i (lokal)samfundet, kender borgmesteren, slagteren og gud og hver mand, så har du et super godt udgangspunkt i at få succes uden at bruge en øre på markedsføring.

Derfor skal du starte med at bruge al energien og pengene på at lave et så godt produkt som muligt! Det vil sige, at maden er exceptionel, kundeservice er i top og gæsterne har det generelt godt, når de er i din café eller restaurant.

Det vil sige, at når du har fået styr på produktet, og dine gæster og lokale madskribenter begynder at give dig gode bedømmelser, så kan du begynde at bruge det som et aktiv i din markedsføring.

Målet med din markedsføring er at øge målgruppens kendskab til din restaurant. Du kan både benytte dig af online og offline markedsføringskanaler.


Online markedsføring

Online markedsføring giver dig mulighed for at måle værdien af dit hårde arbejde og dine annoncekroner. Men det kræver at du har forståelse for hvordan man indhenter den data. Med Google Analytics kan du se, hvor dine hjemmesidebesøg kommer fra og hvor mange der ender med at booke et bord eller se dit menukort. På den måde ved du, hvilke kampagner og initiativer der er værd at fortsætte med. Det kræver noget teknisk opsætning, som en online marketing specialist kan gøre for dig.

1. Som det første bør du få lavet en hjemmeside. 

Hjemmesiden skal repræsentere caféens koncept og give de informationer dine kunder forventer. I modsætning til sociale medier og andre marketingkanaler, ejer du 100% din hjemmeside. Så den værdi du bygger op med din hjemmeside, kan ikke tages fra dig. 

Inden du får lavet din hjemmeside, er det vigtigt, at du tænker Google ind i det. Hvorvidt Google vil vise din hjemmeside på relevante søgninger i dit lokalområde, er nemlig bundet op på hjemmesidens "søgemaskinevenlighed".

Hvis du er på bar bund når vi nævner søgemaskinevenlighed, så er det nok bedst, at du tager kontakt til en SEO-specialist, der kan rådgive dig inden du får lavet en hjemmeside. Og husk, at det tit er bedre at få en SEO-specialist til at lave en hjemmeside, end det er at få et webbureau til at lave SEO.

2. Opret din café på alle relevante hjemmesider. Som det første skal du fortælle Google, hvem du er, så de kan vise dig på Google Maps. Det gør du ved at lave en Google Virksomhedsprofil. Udfyld alle de informationer du har mulighed for. Derefter opretter du dit firma på Yelp, TripAdvisor, Facebook og andre opslagsværk du kan finde.

3. Start med sociale medier. Der er stort set ingen caféer der ikke kan få gavn af sociale medier. Det er kun et spørgsmål om hvilke, og hvordan man skal bruge det. Hvert sit medie har sin målgruppe, sine styrker og svagheder. Vigtigst er, at du inddrager følgerne og giver noget af dig selv. 

6. Annoncer din restaurant på Google Search Ads. Med Google Search Ads når du ud til personer der søger på Google, og dermed ved du, at du betaler for relevante besøg til hjemmesiden. Du kan målrette personer i dit lokalområde der søger efter f.eks. "café". Denne type annoncering er attraktiv fordi du betaler per klik, og fordi du selv bestemmer hvilke søgninger du vil målrette. Du har altså næsten 100% kontrol.


Offline markedsføring

Klassiske markedsføringsdiscipliner såsom avisannoncer, radiospots og postomdelte menukort kan godt fungere, men det er ofte dyrt, og så er det svært at måle effekten af det. Derudover har man ikke den fleksibilitet man får ved online annoncering, som kan stoppes i det øjeblik man vurderer at det ikke giver mening.

Når det så er sagt, så kan man godt bruge offline markedsføring som et supplement til online markedsføring. Du kan for eksempel lave samarbejdsaftaler med andre virksomheder i området, eller bruge rabatkuponer der uddeles de steder hvor din målgruppe befinder sig. Ofte skal man være kreativ for at få succes med markedsføring.

Dertil skal du huske, at en flot facade, parasoller og skilte på fortovet og menukort også er en slags markedsføring. Dette er naturligvis et must have.

QUICKGUIDE

TIL AT 

KOMME I GANG.

  • Få styr på dit koncept og lav et budget/forretningsplan. 
  • Få et CVR-nummer og vælg selskabsform (I/S, ApS, A/S). 
  • Få en bankkonto. 
  • Overvej at søge medlemskab i en brancheforening (Horesta eller BKD). 
  • Find et egnet lokale og sørg for, at du må bruge lokalet til det formål du ønsker (f.eks. varm mad).  
  • Sørg for, at lokalet har de nødvendige installationer (vand og el). 
  • Sørg for, at lokalet er godkendt til produktion af fødevarer. 
  • Sørg for, at du overholder reglerne for fødevarehygiejne og indretning (er du i tvivl – så ring til fødevarestyrelsen). 
  • Sørg for, at du får juridisk hjælp, til at gennemgå købskontrakten, lejekontrakten eller forpagtningsaftalen igennem. 
  • Bliv registreret hos fødevarestyrelsen. 
  • Få styr på egenkontrol og risikoanalyse og smiley-ordning (betal dig evt. til hjælp). 
  • Indkøb udstyr der er godkendt til formålet (kontantkøb, leje eller leasing). 
  • Få styr på kasseapparat (f.eks. Izettle) + økonomiprogram (f.eks. Dinero, E-conomic, Billy) + evt. bogholder og revisor.  
  • Få styr på fødevareleverandør (eks. Dagrofa, Inco, ABcatering). 
  • Få styr på indretning af lokale med håndværkere og vent med at melde åbningsdato ud (ting tager længere tid end du tror). 
  • Få styr på forsikringer, alarm og andre praktiske ting. 
  • Få styr på menukort, skilte, plakater, flyers, hjemmeside, sociale medier, Google My Business og andre marketing tiltag.  
  • Øv dig og lær dit udstyr og arbejdsgange at kende INDEN du åbner op for kunder.

Se hvem vi har rådgivet

Blé Noir

Mobil crêpebod med originale franske galette. Vi hjalp ejeren bag med alt fra maskiner til hjemmeside, logo og Facebook.

SE CASE

Golfskoven

Stort indendørs adventure golf center. Vi rådgav Golfskoven om etablering af komplet storkøkken og leverede maskiner/inventar.

SE CASE

Senatoriu Pasazas

 Senatoriu Pasazas er en samling deli-forretninger og caféer i Litaun. Vi rådgav om bl.a. udstyr, kapacitet, lønsomhed og indretning.

SE CASE

DIN PARTNER I

DESIGN & TRYK

Inden du åbner dørene op til din café eller restaurant skal du have styr på skilte, menukort, flyers, plakater og andet trykt marketingmateriale.

Vi har bl.a. hjulpet TGI Fridays med et lækkert menukort. Det inkluderede: 

Opsætning af dokument på begge sider med korrektur og klargøring til tryk. 

Trykning af 300 stk. dobbeltsidet menukort på 41x25 cm i 350 gr. silk papir, som er blank-lamineret til kant. 

Pris: kr. 3.900,-


PRISER PÅ DESIGN OG TRYK